Contas, pagamentos de salários, compras de insumos: ao mesmo tempo que uma empresa fatura, ela também gera despesas! E, por mais evidente que isso pareça, a má gestão desses gastos é algo bem comum no mercado!

É justamente por esse motivo que muitos negócios encontram dificuldades, ou, acabam falindo. O controle de despesas com foco na redução de gastos é uma tarefa básica. Porém, deve ser altamente precisa para evitar problemas, gargalos operacionais e riscos. 

A verdade é que muitos gestores, às vezes, nem sabem por onde começar! Eles não conhecem a sua realidade, porque não possuem tempo, negligenciam a tarefa ou passam para terceiros não capacitados. Para driblar as incertezas do mercado e manter a sua empresa sustentável, leia as nossas dicas! 

O que é controle de despesas?

Esse é um processo de gestão que auxilia na organização das finanças internas. A análise tem como foco aprovar ou cortar gastos (fixos e variáveis) necessários para a rotina e manutenção de operações. Quando é preciso reduzir os gastos, ela pode ser feita de duas formas: 

• Cautelosa – Corte de despesas operacionais 
• Profunda – Corte de funcionários e reformulação operacional 

Custo fixo x Custo variável

É muito importante estar ciente sobre a diferença entre os custos gerados por uma empresa. Isso ajuda a entender o seu caixa e fazer projeções futuras, inclusive identificando oportunidades de crescimento. Veja a diferença: 

• Custos fixos – Independem da sua receita gerada porque precisarão ser honrados mensalmente: aluguel, telefone, energia, salários, internet. 
• Custos variáveis – Como o nome diz, podem variar conforme o faturamento: impostos, comissões de vendas, compra de insumos e matérias primas, etc. 

Como acompanhar o controle de despesas?

Esse é um processo financeiro meticuloso e, geralmente, feito através de arquivos e planilhas extensas. Porém, uma forma prática e segura de otimizar o controle, é através de um sistema de gestão para empresas. 

Com os dados internos automatizados, as decisões de cortes ficam muito mais assertivas. Através do software de gestão é possível: 

Fazer levantamento histórico

As despesas lançadas pela sua empresa ao longo de meses ou anos facilitam diagnosticar custos desnecessários. Muitas empresas fazem essa tarefa através de arquivos manuais extensos. Mas, com um sistema de gestão, todos os dados são apresentados de forma automática e organizada. 

Classificar prioridade

O sistema também exemplifica cada uma das despesas em listas ou gráficos. Essa formatação melhora a leitura financeira, fazendo com que o gestor visualize seus custos essenciais e supérfluos. Esses, em contexto geral, não impedem o funcionamento da organização.  

Definir metas

Através do entendimento financeiro, é chegada a hora de planejar o futuro através das metas. Após fazer os cortes, acompanhe periodicamente o quanto isso impactará seu financeiro – e o quanto corresponde a estratégia traçada. 

Acompanhar o caixa

Por fim, o controle de despesa deve acompanhar diariamente o fluxo de caixa da empresa. Afinal, é isso que importa! Com o sistema, cada centavo que entra ou sai é prontamente monetizado e apresentado ao gestor em primeira tela. 

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